КАК НАУЧИТЬСЯ ЭФФЕКТИВНО ПЛАНИРОВАТЬ СВОЙ ДЕНЬ И ПРАВИЛЬНО РАССТАВЛЯТЬ ПРИОРИТЕТЫ

Наверняка вы неоднократно произносили фразы типа: «Я ничего не успеваю!», «Мне мало 24 часов в сутках!», «День пролетел, а я ничего толкового не сделал!» и т.д.

Люди часто думают, что их проблема – в излишне большом количестве дел. Но на самом деле, проблема не в том, что у вас не хватает времени, а в том, что вы предпочитаете тратить его на другие дела. А это, в свою очередь, происходит потому, что вы не планируете свой день или не умеете делать это правильно.

Более того – большинство людей даже не задумываются об этом. И это – большая ошибка.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде всего, задайте себе несколько вопросов: есть ли у меня самая главная, основная цель в жизни? А самая первая по значимости цель в этом году?

Если вы не можете внятно сформулировать ответы на эти вопросы – значит вы живёте бесцельно, напоминая судно без парусов, для которого любой ветер будет попутным.

Большинство людей вот так и «дрейфуют» по жизни, не зная, куда и зачем они плывут.

Но если вы – не из инертного большинства, тогда попытайтесь поразмышлять над этими вопросами и ответы на них лаконично сформулируйте, записав их на бумаге.

Тем можно сделать первый шаг к тому, чтобы правильно организовать свой рабочий процесс.

Отличие реального проекта от мечты и простого желания состоит в том, что проект всегда имеет чётко обозначенный период времени реализации. Следовательно, надо прописать дату начала работы над проектом и дату её завершения.

При этом правильной организации рабочего процесса способствуют:

  1. Безукоризненный порядок на рабочем столе.

«Творческий беспорядок» расхолаживает и изначально не настраивает на работу. Поэтому на поверхности стола не должно быть никаких лишних предметов – кроме тех, что нужны вам в данный момент для работы. Всё остальное прячьте в ящики.

  1. Ежедневник.

Это может быть блокнот, который вам приятно будет брать в руки, и который будет приносить вам эстетическое удовольствие. В него вы будете записывать задания на каждый день, посетившие вас идеи, свои мысли, разговоры, действия и мероприятия.

  1. Блокнот идей.

Он должен всегда находиться под рукой. Интересные идеи настигают нас иногда очень неожиданно. Поэтому, как только в вашей голове проскочит какая-нибудь интересная мысль, постарайтесь сразу её записать, потому, как потом о ней можно просто забыть.

И когда вы будете писать план дел – посмотрите в блокнот идей и возьмите оттуда идею на реализацию.

  1. Сразу установите для себя режим труда и отдыха.

Вы должны понять, что человек, чувствующий себя уставшим и нездоровым, априори не сможет трудиться продуктивно. Поэтому возьмите за правило:

– просыпаться рано;

– высыпаться (заветное правило про 7-8 часов необходимого сна придумали не дураки);

– следовать строгому распорядку дня – вставайте и ложитесь в одно и то же время, не поддавайтесь слабостям, типа «пойду поваляюсь» и т.д.;

– заниматься спортом (физическая активность повышает иммунитет и даёт заряд бодрости и энергии);

  1. Оптимизируйте рабочий процесс.

Например, чтобы не тратить время на поиск необходимых файлов – скопируйте в отдельную папку те из них, которые нужны для работы ежедневно.

Но самое главное – реально оценивайте свои возможности и стройте только реальные планы, не давайте пустых обещаний.

А ещё помните о том, что основа результата успешного планирования – железная самодисциплина!

О СОСТАВЛЕНИИ ПЛАНОВ

В основе результативного планирования лежит «Пирамида Франклина», позволяющая создавать логичные, понятные и реальные планы.

Ступени пирамиды Франклина расположены последовательно – каждая следующая ступень опирается на предыдущую.

В основе пирамиды – жизненные ценности – духовная основа решения любых задач.

Следующая ступень пирамиды – глобальная цель, отвечающая на вопрос: «Чего я хочу достичь в этой жизни?».

Далее следует генеральный план – пошаговая инструкция (если хотите – алгоритм) по достижению глобальной цели.

Долгосрочный план – цели на ближайшие годы (от 2-3 до 5 лет).

Теперь у вас должны возникнуть связанные друг с другом планы на год, на месяц, на неделю, на день.

Краткосрочный план – задачи на ближайший год и месяц. Сразу отметим: создавая планы на месяц или на год, не забудьте дни рождения друзей, поездки к родственникам и другие визиты.

План на день (ежедневное планирование) – самое ответственное. Ведь именно из дней и складывается наша жизнь. Значит, именно на этом этапе мы проектируем все свои будущие успехи и неудачи.

Планировать свой день лучше всего вечером предыдущего дня. Старайтесь без плана свой день не начинать – в противном случае он будет соткан из самых разных событий, на которые вы будете чисто рефлекторно реагировать.

Составляя планы, вы должны чётко представлять конечную цель – КАК будет выглядеть конечный результат, к которому вы хотите прийти.

Планы на будущий год лучше всего писать в конце предыдущего.

Планы на месяц пишутся также, но с более детальной проработкой сроков. Писать их надо в конце предыдущего месяца. Проследите, чтобы уже в первом же плане на месяц (т.е. первый месяц годового плана) отражались те глобальные цели, которые есть в годовом. Чем раньше вы начнёте их реализовывать – тем лучше! Лучше сразу оценить масштаб и понять, ЧТО собой представляет примерно десятая часть этого плана, которую нужно сделать в этот первый месяц.

Планы на неделю составляются в воскресенье вечером или в пятницу.

КАК ПРАВИЛЬНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬ ЕЖЕДНЕВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

  1. Составляем список задач.

Задачи в списке должны касаться не только сугубо рабочих моментов, но и того, что имеет отношение к нашей духовной сфере (посещение храма, домашняя молитва), здоровью (сон, питание, занятие спортом), личностному и профессиональному росту (чтение книг, просмотр полезных лекций и т.д.), семейной сфере и хобби.

  1. Пишем приблизительное время для задач.

После того, как мы составили список задач на день и учли все сферы своей жизни, необходимо проставить приблизительное время на выполнение этих задач.

  1. Расставляем приоритеты.

После того, как мы определили время на выполнение задач, необходимо расставить приоритеты. Ведь наш список может содержать 25 задач и каждая из них занимать приблизительно час – значит, мы просто не вложимся в сутки. Поэтому необходимо расставить приоритеты, руководствуясь тем, что необходимо сделать именно сегодня, что можно будет перенести на следующий день, что делегировать (поручать кому-то), а от какой задачи вовсе отказаться.

Распределим всю работу на 4 группы:

Группа 1: Важные и срочные дела – те, которые нужно сделать как можно скорее.

Группа 2: Важные, но не очень срочные дела – стратегические задачи с отдалённым дедлайном.

Группа 3: Срочные, но не очень важные дела – это те, которые нужно сделать быстро, но, в принципе, можно отложить или не заниматься ими самому.

Группа 4: Не важные и не срочные дела – как правило, такие дела можно вообще вычеркнуть или же поручить их третьим лицам.

Работу всегда начинаем с 1-ой группы, но 60–80% времени и сил отводим на решение задач группы 2 (не срочные важные) – потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Поэтому стараемся свой день строить так, чтобы 20-40% времени занимали наиболее сложные и важные срочные дела. Остальное пусть идёт своим чередом.

Такое распределение дел помогает избавиться от ощущения аврала.

  1. Сначала – самое неприятное!

Утром делаем самую неприятную работу, только самое срочное и важное – чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Если же мы будем «ходить кругами» вокруг решения неприятного для нас вопроса (звонка, письма и т.д.), то это будет нас невротизировать, делать раздражёнными и постепенно погружать в состояние стресса. Поэтому лучше побыстрее справиться со всем сложным или неприятным – и выдохнуть.

  1. Сложные масштабные задачи дробим на простые мелкие!

Объёмный замысел пугает нас своей масштабностью и заставляет долго ходить вокруг него кругами. Поэтому мы разделяем объёмные планы на список более мелких посильных задач, которые можно реально выполнить.

  1. Незапланированные активности.

Ещё одним принципиальным моментом является присутствие в графике времени на так называемые «незапланированные активности» – в виде незапланированных встреч, внезапных визитов и т.д. Поэтому важно иметь некий резерв времени на всякие неожиданности.

  1. Составляем расписание на день.

После того, как проставлено время на выполнение задач и обозначены приоритеты – составляем своё расписание на день: привязываем наши задачи к определённому времени.

Сначала планируем сутки блоками, не расписывая их подробно. Содержание блоков не всегда одинаково и зависит от особенностей конкретного дня.

Пример:

1 час – утренний блок (гигиена, молитва, завтрак) – 8:00 – 9:00.

3 часа – работа – 9:00 – 12:00.

1 час – перерыв, обед – 12:00 – 13:00.

3 часа – работа – 13:00 – 16:00.

2 часа – офф-лайн дела, спорт, полдник – 16:00 – 18:00.

2 часа – работа – 18:00 – 20:00.

1 час – ужин – 20:00 – 21:00.

2-3 часа – отдых (хобби, чтение, прогулки, молитва) – 21:00 – 23:30.

8 часов – сон – 24:00 – 8:00

Затем можно вписывать конкретные дела в конкретные блоки.

ДЕЙСТВУЕМ!

В течение рабочего дня следует постоянно заглядывать в расписание, чтобы ничего не упустить, а вечером важно сделать работу над ошибками: проследить, что мы выполняли не по плану, на что отвлекались и т.д. Это поможет нам сделать определённые выводы и перенести невыполненные задачи на следующий день.

Важно понять: чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня – просто необходимо научиться фокусироваться только на действительно важном. Всё остальное нужно отметать или делегировать.

Стараемся заниматься запланированным строго в отведённое время. Не успели? Откладываем задачу – и переходим к другой. Сегодня «прощёлкали клювом» – значит, завтра будем работать продуктивнее!

Перед ответственным звонком или заданием выделяем несколько минут – для того, чтобы понять, какого результата мы хотим достичь. А после звонка или  действия выделяем время и на то, чтобы проанализировать и определить – достигнут ли желаемый результат.

Если нет, то почему? Учитываем это и думаем – как улучшить следующий звонок или действие.

В течение отрезка времени, который мы выделили для выполнения важной и срочной работы, мы не отвечаем на телефонные звонки только потому, что нам кто-то звонит.

Мы не просматриваем все письма электронной почты и не отвечаем на них только потому, что они приходят.

Ничего страшного не случится, если мы не будем мгновенно реагировать и отвечать всем (если, конечно, эти письма/звонки не связаны с работой, которая важна для нас в данный момент).

Вместо этого выделяем отдельное время, чтобы ответить на электронную почту и телефонные звонки.

Не накапливаем невыполненные дела. Забудьте о фразе: «Сделаю завтра!».

Если ежедневно что-то откладывать, то рано или поздно лавина невыполненных заданий нас накроет.

И последнее.

Рабочая неделя – 6 дней, воскресенье – обязательный выходной, в который мы занимаемся тем, чем не могли себе позволить заниматься в рабочие дни.

На этот же день мы оставляем и задачи из 4-ой группы – не важные и не срочные.

Дэвид Аллен, создатель методики GTD (Getting Things Done) – «методики повышения личной эффективности» (не путать с тайм-менеджментом)